In grenzüberschreitenden Fällen haben wir es oft mit zahlreichen ausländischen Dokumenten zu tun. In welchen Fällen reicht eine einfache Übersetzung dieser Dokumente aus, um sie in einem anderen Land verwenden zu können? Worauf ist zu achten, wenn man zum Beispiel eine von einem polnischen Notar erstellte Vollmacht in Deutschland verwenden will? Apostille und Legalisation – was ist der Unterschied?
Was ist der Unterschied zwischen einer Apostille und einer Legalisation?
Wenn das Land, in dem das polnische Dokument vorgelegt werden soll, Vertragspartei des Haager Übereinkommens zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation vom 5. Oktober 1961 ist, reicht es aus, eine Apostille zu erhalten. Ist das Land jedoch nicht Vertragspartei des Übereinkommens, ist eine vollständige Legalisation des Dokuments erforderlich.
Informationen darüber, ob ein bestimmtes Land Vertragspartei des Haager Übereinkommens ist, finden Sie auf der Website des polnischen Außenministeriums oder auf der offiziellen Website des Haager Übereinkommens: https://www.hcch.net.
Sowohl Polen als auch Deutschland sind Vertragsparteien des vorgenannten Übereinkommens. Das heißt: Um ein polnisches Dokument in Deutschland verwenden zu können, reicht es aus, eine Apostille einzuholen.
Was ist eine Apostille?
Eine Apostille ist eine Bescheinigung, dass ein Dokument von einer zuständigen Behörde stammt und besätigt die Echtheit der Unterschrift und des Siegels eines ausländischen Beamten. Die Apostille ermöglicht die Verwendung der behördlichen (sog. öffentlichen) Urkunde in anderen Ländern, ohne dass eine zusätzliche Legalisation erforderlich ist. Eine polnische öffentliche Urkunde mit Apostille wird in Deutschland wie eine amtliche, öffentliche Urkunde mit Rechtskraft behandelt.
Wichtig ist, dass die Apostille nur für Originaldokumente erteilt werden kann, es darf sich also nicht um Kopien handeln.
Wann benötige ich eine Apostille?
Nach dem Übereinkommen bezieht sich die Apostille auf öffentliche Urkunden wiei bspw.:
- Personenstandsregister,
- gerichtliche Dokumente (Urteile, Beschlüsse),
- Verwaltungsdokumente,
- notarielle Urkunden,
- Diplome,
- Auszüge aus Registern,
- amtliche Bescheinigungen, die auf privaten Dokumenten angebracht sind.
In Bezug auf öffentliche Dokumenten aus EU-Ländern hat die Verordnung (EU) 2016/1191 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 6. Juli 2016 die Verpflichtung zum Anbringen der Apostille auf bspw. Geburtsurkunden, Heiratsurkunden, Sterbeurkunden abgeschafft.
Wie erhalte ich eine Apostille?
- Wer stellt die Apostille aus?
Die wichtigste Stelle für die Erteilung der Apostille für polnische Dokumente ist das Außenministerium von Polen.
Bei Dokumenten, die von Bildungseinrichtungen ausgestellt wurden (z. B. Universitätsdiplome), wird die Apostille von anderen Behörden wie z. B. dem Bildungsministerium ausgestellt.
Sofern eine Apostille für ein Dokument benötigt wird, das in Deutschland ausgestellt wurde, hängt die Zuständigkeit für die Erteilung von der Behörde ab, von dem das Dokument ausgestellt wurde. Bevor Sie eine Apostille für ein Dokument beantragen, sollten Sie sich an den Aussteller des Dokuments wenden, um die zuständige Behörde zu erfragen.
Für Urkunden, die von Bundesbehörden ausgestellt werden, ist in der Regel das Bundesverwaltungsamt in Köln zuständig, während für Urkunden, die von Behörden der Länder ausgestellt werden, die Justizministerien der Länder oder die Gerichtspräsidenten zuständig sind.
- Wie stellt man einen Antrag?
Eine Apostille wird auf Antrag ausgestellt. Man kann einen Antrag auf Erteilung einer Apostille sowohl per Post an die Adresse des Außenministeriums schicken also auch dort persönlich abgeben.
- Wie hoch sind die Kosten?
Die Kosten für eine Apostille für ein Dokument betragen 60 PLN. Die Zahlung kann per Banküberweisung oder in bar beim Außenministerium erfolgen.
- Wie lange dauert es, eine Apostille zu erhalten?
Wenn Sie einen Antrag persönlich einreichen, wird die Apostille in der Regel noch am selben Tag ausgestellt, sofern die Dokumente korrekt ausgefüllt wurden. Die Bearbeitungszeit für einen Antrag, der auf dem Schriftweg eingereicht wird, beträgt ca. 30 Tage ab dem Tag des Eingangs des Antrags bei der Geschäftsstelle der zuständigen Behörde.
Wann ist die Legalisation von Dokumenten erforderlich?
Wenn das Land, in dem Sie ein polnisches Dokument vorlegen möchten, nicht dem Haager Übereinkommen beigetreten ist, ist eine Legalisation erforderlich.
Dies ist unter anderem in China, den Vereinigten Arabischen Emiraten und Brasilien der Fall. Ebenso wie die Apostille zielt die Legalisation darauf ab, die Echtheit eines Dokuments zu bestätigen, erfordert aber eine zusätzliche Beglaubigung.
Das bedeutet, dass man sich nach der Bestätigung durch das Außenministerium noch zur diplomatischen Vertretung des Landes begeben muss, in dem man das Dokument verwenden möchte und dort eine zusätzliche Bescheinigung einholen.
Die Legalisation ist daher ein längeres und komplexeres Verfahren. Folgende Dokumente unterliegen u. a. der Legalisationpflicht, sofern das Land dem Haager Übereinkommen nicht beitgetreten ist: notarielle Urkunden, Ausdrucke aus Gewerbe- oder Handelsregistern, Gerichtsurteile und Geburtsurkunden.
Das Verfahren zur Legalisation von Dokumenten ähnelt dem Verfahren zur Erlangung einer Apostille. Um Dokumente zu legalisieren, müssen Sie einen entsprechenden Antrag stellen und die Stempelgebühr entrichten.
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