W sprawach o charakterze transgranicznym często mamy do czynienia z licznymi dokumentami zagranicznymi. Czy wystarczy jednak samo przetłumaczenie tych dokumentów aby móc z nich skorzystać w innym państwie? Na co warto zwrócić uwagę, kiedy np. chcemy w Niemczech wykorzystać pełnomocnictwo sporządzone przez polskiego notariusza? Klauzula apostille, legalizacjia – co to znaczy?
Jaka jest różnica między klauzulą apostille a legalizacją?
Jeżeli państwo, w którym chcemy przedłożyć polski dokument jest stroną Konwencji haskiej o zniesieniu wymogu legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych (dalej: Konwencja) sporządzonej 5 października 1961 r., to wystarczy jedynie uzyskanie klauzuli apostille. Jeśli jednak państwo nie jest stroną Konwencji, to wówczas wymagana będzie pełna legalizacja dokumentu.
Informację na temat tego, czy dane państwo jest stroną Konwencji można znaleźć na stronie polskiego MSZ albo na oficjalnej stronie Konwencji: https://www.hcch.net
Zarówno Polska, jak i Niemcy są stronami ww. Konwencji. Oznacza to, że aby móc posłużyć się dokumentem pochodzącym z Polski w Niemczech, wystarczy uzyskać klauzulę apostille.
Klauzula apostille – co to jest?
Klauzula apostille to poświadczenie, że dany dokument pochodzi z właściwego urzędu – apostille potwierdza autentyczność podpisu i pieczęci urzędnika zagranicznego. Umożliwia ona posługiwanie się tym dokumentem urzędowym w innych krajach, z pominięciem dodatkowych legalizacji. Polski dokument urzędowy z nadaną klauzulą apostille jest traktowany w Niemczech jako oficjalny, autentyczny dokument mający moc prawną.
Dodatkowo należy pamiętać, że klauzula apostille może być nadana tylko oryginałom dokumentów. Nie mogą być to zatem kserokopie.
Klauzula apostille – kiedy jest wymagana?
Zgodnie z Konwencją, klauzula apostille odnosi się do dokumentów urzędowych, m.in.:
- akty stanu cywilnego,
- dokumenty sądowe (wyroki, postanowienia),
- dokumenty administracyjne,
- akty notarialne,
- dyplomy,
- wypisy z rejestrów,
- zaświadczenia urzędowe umieszczone na dokumentach prywatnych.
W przypadku dokumentów urzędowych w krajach UE, rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/1191 z dnia 6 lipca 2016 r. zniosło obowiązek opatrywania apostille następujących dokumentów odnoszących się m.in. do: urodzenia, pozostawania osoby przy życiu, zgonu, imienia i nazwiska, małżeństwa, rozwodu, separacji lub unieważnienia małżeństwa, pochodzenia dziecka, przysposobienia, miejsca zamieszkania lub miejsca pobytu, obywatelstwa czy braku wpisu w rejestrze karnym.
Klauzula apostille – w jaki sposób ją uzyskać?
- Kto nadaje klauzulę apostille?
Głównym podmiotem nadającym klauzulę apostille polskim dokumentom jest Ministerstwo Spraw Zagranicznych.
W przypadku dokumentów wydanych przez placówki oświatowe (np. dyplomów ukończenia studiów, czy świadectw ukończenia szkoły średniej), klauzula apostille jest nadawana przez inne organy, np. Ministerstwo Edukacji Narodowej, czy Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego.
Jeżeli zajdzie konieczność uzyskania apostille na dokumencie wydanym w innym kraju niż Polska, np. w Niemczech, to właściwość urzędu do nadania apostille zależy od urzędu lub instytucji, przez którą dokument został wydany. Przed złożeniem wniosku o poświadczenie dokumentu klauzulą apostille warto skontaktować się z wystawcą dokumentu, aby uzyskać informację o właściwym urzędzie.
Dla dokumentów wystawionych przez władze federalne zasadniczo właściwy jest Bundesverwaltungsamt w Köln, zaś dla dokumentów wystawionych przez władze krajów związkowych właściwymi instytucjami do nadania apostille są ministerstwa ds. sprawiedliwości krajów związkowych lub prezesi sądów.
- Jak złożyć wniosek?
Wniosek można wysłać listownie na adres MSZ, albo załatwić sprawę osobiście w MSZ. Apostille wydawana jest na wniosek.
- Jaki jest koszt?
Koszt uzyskania klauzuli apostille na 1 dokumencie to 60 zł. Opłaty można dokonać przelewem, albo gotówką w siedzibie Ministerstwa Spraw Zagranicznych.
- Ile czasu trwa nadanie klauzuli apostille?
W przypadku złożenia wniosku osobiście, na właściwie przygotowanych dokumentach klauzula apostille zostanie nadana tego samego dnia. Czas realizacji wniosku złożonego korespondencyjnie wynosi ok. 30 dni od daty wpływu wniosku do urzędu.
Kiedy potrzebna jest legalizacja dokumentów?
Jeśli państwo, w którym chcemy przedstawić polski dokument nie jest stroną Konwencji haskiej, to konieczna będzie jego legalizacja.
Będzie ona potrzebna m.in. w takich krajach jak Chiny, Zjednoczone Emiraty Arabskie, Brazylia. Tak jak klauzula apostille, legalizacja ma na celu potwierdzenie autentyczności dokumentu, przy czym wymaga ona dodatkowego poświadczenia.
Oznacza to, że po uzyskaniu potwierdzenia w Ministerstwie Spraw Zagranicznych trzeba jeszcze udać się do placówki dyplomatycznej kraju, w którym zamierzamy używać dokumentu i zdobyć tam dodatkowe poświadczenie.
Legalizacja jest więc procedurą dłuższą i bardziej złożoną. Legalizacji podlegają m.in. takie dokumenty jak: akty notarialne, uprawnienia zawodowe, wydruki z rejestrów CEIDG czy KRS, wyroki sądowe czy akty urodzenia.
Procedura legalizacji dokumentów jest zbliżona do procedury uzyskania klauzuli apostille. Aby zalegalizować dokumenty, konieczne jest złożenie stosownego wniosku oraz wniesienie opłaty skarbowej.
Treść artykułu ma charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Odpowiedzialność za prawidłowość, kompletność i aktualność publikowanych treści jest wyłączona.